Wszystko, co powinieneś wiedzieć o RODO

01-08-2022

Prowadzenie przedsiębiorstwa to odpowiedzialne zadanie. Podmioty zarządzające są zobowiązane do zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu zatrudnienia. Ponadto są zobowiązani chronić wszelką dokumentację oraz dane związane z prowadzeniem firmy.

Z perspektywy osoby prowadzącej przedsiębiorstwo bardzo istotne jest przestrzeganie norm prawnych w zakresie ochrony danych osobowych. Warto jest, więc zainwestować w szafy, które zagwarantują skuteczną ochronę wszelkich informacji dotyczących przedsiębiorstwa oraz pracowników.

Czym jest RODO?

RODO skrót od powszechnej nazwy rozporządzenia o ochronie danych osobowych. W obrocie prawnym akt ten funkcjonuje, jako Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Rozporządzenie weszło w życie 27 kwietnia 2016r. i obowiązuje w dalszym ciągu.

Co reguluje RODO?

Rozporządzenie weszło w życie celem uregulowania szeroko pojętej ochrony danych osobowych. Odnosi się ona w sposób szczególny do zasad ochrony, praw osób, których rozporządzenie dotyczy, konkretyzuje, kim jest administrator danych oraz podmiot przetwarzający, reguluje przekazywanie danych osobowych do państw trzecich i organów międzynarodowych oraz ochronę prawną, odpowiedzialność i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów tego aktu prawnego.

Głównym celem rozporządzenia jest ochrona danych osobowych osób fizycznych, które w dobie postępującego rozwoju techniki, są szczególnie narażone na ich utratę.

Stopień poufności danych osobowych

Wszelkie dokumenty oraz inne nośniki informacji mogą zawierać dane osób fizycznych. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych wskazuje na trzy grupy danych osobowych.

Dane osobowe

Zgodnie z art. 4 ust.1 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych są to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Zatem w rozumieniu ustawy o RODO dane osobowe są to wszelkie, bliżej nieokreślone informacje, które umożliwiają rozpoznanie i identyfikację osoby, której te informacje dotyczą. Może to być również zespół danych, które łącznie pozwalają zidentyfikować konkretną osobę.

Szczególne dane osobowe

Definicja szczególnej kategorii danych osobowych zawarta jest w art. 9 ust. 1 rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z jego treścią szczególną kategorią danych osobowych są dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

Do szczególnych danych osobowych zalicza się informacje wrażliwe, osobiste, które powinny być objęte większą ochroną.

Jak skutecznie zapewnić ochronę danych osobowych w firmie?

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych weszło w życie w dniu 28 maja 2018r. Zatem przepis końcowy rozporządzenia zapewnił państwom członkowskim dwuletni okres przygotowawczy. Przez wskazany czas państwa miały obowiązek wdrożyć rozwiązania techniczne, organizacyjne i cyfrowe celem właściwego wykonywania postanowień rozporządzenia.

Treść art. 24 ust. 1 rozporządzenia o ochronie danych osobowych nakłada na administratora danych osobowych obowiązek wdrożenia rozwiązań organizacyjnych i technicznych, celem przetwarzania danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem i aby móc to wykazać.

Jednak rozporządzenie nie wskazuje konkretnie, jakie rozwiązania muszą być zastosowane. Wobec tego przedsiębiorcy decydowali się na zastosowanie specjalistycznego oprogramowania, chroniącego dane cyfrowe, dokonywali audytów a w konsekwencji poprawiali, jakość ochrony informacji przechowywanych na nośnikach cyfrowych.

Metalowe szafy, jako ochrona danych osobowych

Natomiast duża część danych osobowych zawarta jest również na papierze. Bowiem akta pracownicze, dokumentacja gromadzona podczas zatrudnienia pracowników mają zazwyczaj formę pisemną. Nie ulega wątpliwości, że tego rodzaju informacje muszą być również należycie chronione. W tym celu przydają się metalowe szafy oraz regały.

Metalowe szafy aktowe czy kartotekowe są doskonałym rozwiązaniem do bezpiecznego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Metalowe meble wykonane z najwyższej, jakości materiałów zabezpieczone są zamkiem zamykanym na klucz.

Gwarantuje to pełną ochronę danym, zawartym w dokumentach. Różne wymiary szaf pozwalają na odpowiednie dobranie rozmiaru do formatu przechowywanych dokumentów. Ponadto szafy zawierają odpowiednie atesty oraz spełniają europejskie normy w zakresie ochrony dokumentów.

Celem zapewnienia wysokiej ochrony danych zwykłych bądź szczególnych, możliwe jest zaopatrzenie przedsiębiorstwa w sejf. Metal najwyższej, jakości posiada właściwości antykorozyjne. Co więcej sejfy są ognioodporne i zawierają ważne atesty w tym zakresie.

Dwupłaszczowa konstrukcja oraz grube ściany sejfu zapewniają przechowywanym dokumentom pełną ochronę nie tylko przed kradzieżą, ale również losowymi zdarzeniami, np. pożarem. Zastosowany mechanizm ryglowy zdecydowanie utrudnia otwarcie sejfu osobom nieuprawnionym. Sejf można również przytwierdzić do podłoża, zatem mały jego rozmiar nie będzie oznaczał możliwości kradzieży danych osobowych wraz z sejfem.

Metalowe szafy są doskonałym rozwiązaniem w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Ważnym aspektem szaf metalowych jest również fakt łatwości ich montażu. Zakupione szafy zostają wyprodukowane i przewiezione do kupującego w całości.

Zatem użytkowanie szaf nie wymaga czasochłonnego i pracochłonnego ich składania. Większość szaf, dostępnych na rynku jest do samodzielnego złożenia, co powoduje duże kłopoty, ponieważ konieczna jest w tym zakresie wiedza techniczna i umiejętności manualne.

RODO nie narzuca konkretnych wytycznych jak zabezpieczyć dane osobowe, ale nakłada na administratora danych, czyli np. właściciela firmy obowiązek ich zabezpieczenia i zgodnego z prawem przetwarzania. Jest o tym mowa w art. 24 ust. 1

Polecana jest szafa na dokumenty: https://www.szafy-sejfy.pl/szafa-na-dokumenty-sam-w-2-a.html