Prowadzenie działalności gospodarczej przez przedsiębiorstwa zarówno te większe jak i mniejsze obarczone jest szeregiem obowiązków, wynikających bezpośrednio z regulacji prawnych. W obiegu dokumentów każdej firmy znajduje się długa lista pism, które należy przechowywać przez określony okres czasu.
Kodeks pracy zobowiązał przedsiębiorców do przechowywania i archiwizowania dokumentacji pracowniczej dotyczącej okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy. Pięcioletni okres karencji mają dokumenty ZUSowskie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ordynacją podatkową dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Firmy są również zobligowane do przechowywania umów i kontraktów, szczególnie tych podpisywanych na wiele lat.
W chwili obecnej zdecydowana większość wskazanych wyżej dokumentów przechowywana jest w formie papierowej. Wiąże się to z koniecznością wygospodarowania odpowiedniej przestrzeni biurowej do jej właściwego przechowywania.
Dokumenty odpowiednio posegregowane i sklasyfikowane należy przechowywać w archiwum. Właściwe jego prowadzenie jest fundamentem skutecznego funkcjonowania firmy. Dlatego tak ważne jest przemyślenie całego procesu archiwizacyjnego dokumentacji przedsiębiorstwa. Nie możemy tej kwestii pozostawić przypadkowi.
Typ dokumentu warunkuje sposób i miejsce jego przechowywania. Posortowane i skatalogowane dokumenty firmowe można przechowywać na regałach biurowych, w meblach metalowych bądź zwykłych szafach na akta. Przechowywanie dokumentów istotnych i poufnych, o których wspomnieliśmy na samym początku artykułu wymagają natomiast większej uwagi. Należy zabezpieczyć te dokumenty we właściwy sposób, czyli tak, aby uchronić je przed zagubieniem bądź uszkodzeniem. Takie działanie powinno leżeć w gestii każdego przedsiębiorcy, aby ustrzec się w razie kontroli organów prawnych przed ewentualnymi karami w przypadku braku wymaganego dokumentu lub niewłaściwego jego przechowywania. Rekomendujemy archiwizację tych dokumentów w atestowanych sejfach biurowych bądź ognioodpornych szafach na dokumenty. Również szafy kartotekowe pozwalają na utrzymanie właściwego porządku przechowywanych dokumentów, akt, kartotek czy kart pacjentów.
Jak widać rozwiązań jest wiele i zależą one w znacznej mierze od posiadanej przestrzeni biurowej, w której archiwum będzie się mieściło, ilości przechowywanych dokumentów oraz ich rodzaju i ważności.